Service · Numérisation
Numérisation de documents et du courrier, avec centre de tri
Le courrier arrive, il est scanné, lu, trié et rangé : le papier a fini son voyage.
Au secrétariat, le courrier se dépose sur le scanner. Une reconnaissance du texte transforme chaque page en document interrogeable, archivé en PDF/A, un format non modifiable pensé pour la conservation.
Le centre de tri reconnaît ensuite le type de pièce (factures, contrats, courriers aux autorités, plans, pièces des ressources humaines) et la distribue dans le bon dossier. Rien ne traîne sur un bureau, rien ne se perd.
Les documents déjà numériques (PDF, tableurs, textes, dessins AutoCAD) rejoignent le même centre de stockage et sont analysés à leur arrivée : leur contenu devient immédiatement cherchable.
Ce que vous obtenez
- Plus de courrier perdu, égaré ou oublié dans une pile
- Chaque page cherchable par son contenu
- Classement automatique dans le bon dossier
- Archivage en PDF/A, non modifiable
- Fonctionne sous Windows comme sous Mac
Comment ça se passe
Observer
Nous regardons votre courrier et vos dossiers types : ce qui arrive, qui le traite, où cela doit finir.
Installer
Mise en place du scanner et des règles du centre de tri, adaptées à votre classement.
Essayer
Une période d'essai avec contrôle des classements, pour corriger avant de passer à grande échelle.
Valider
Vous validez, puis le circuit passe en production. Vos équipes sont formées.
Questions fréquentes
Quels documents peut-on numériser ?
Courriers, factures, contrats, plans, pièces administratives. Les fichiers déjà numériques (PDF, XLSX, DOCX, dessins AutoCAD) sont intégrés au même centre.
Que devient le papier après la numérisation ?
Selon vos obligations légales de conservation, il est restitué ou détruit de façon contrôlée, et seulement après vérification de l'archive et de la sauvegarde.
La reconnaissance du texte est-elle fiable ?
Elle est très bonne sur les documents imprimés. L'écriture manuscrite est moins fiable : c'est pourquoi les classements sont contrôlés pendant la période d'essai.