Service · FINMA
Conformité FINMA : archivage numérique et externalisation
Pour les établissements supervisés, archiver, c'est aussi pouvoir démontrer : où sont les données, qui y accède, qui les protège.
La FINMA surveille notamment les banques, les assurances et d'autres intermédiaires financiers. Ses circulaires encadrent l'externalisation de fonctions importantes (circulaire 2018/3 pour les banques, négociants en valeurs mobilières et assurances) ainsi que les risques opérationnels et la résilience (circulaire 2023/1 pour les banques) : maîtrise des prestataires, protection des données critiques, risques informatiques et cyber, continuité d'activité.
Zéro Papier fournit les mesures techniques et les preuves qui aident un établissement à montrer qu'il maîtrise son archivage. La conformité elle-même reste de la responsabilité de l'établissement assujetti : nous ne remplaçons pas votre service conformité, nous lui fournissons de quoi travailler.
Ce que la FINMA attend, en résumé
- Un prestataire d'externalisation choisi, encadré par contrat et contrôlé
- Des données critiques protégées, avec un hébergement et un accès maîtrisés
- Des risques informatiques et cyber gérés, et une résilience démontrable
- Une continuité d'activité préparée et testée
- Une traçabilité et une conservation des documents qui permettent de prouver
Ce que Zéro Papier apporte
- Hébergement en Suisse chez Infomaniak, sous droit suisse
- Chiffrement de bout en bout et chiffrement des sauvegardes
- Copies immuables et PDF/A non modifiable, sauvegarde 3-2-1
- Journalisation des accès, authentification à deux facteurs, détection d'intrusion
- Plan de reprise d'activité écrit, testé et mis à jour avec vous
- Rapports exportables et audit périodique de l'archivage
- Recommandé numérique : accusés de réception et de prise de connaissance horodatés
Ce qui reste de votre côté
- L'évaluation de conformité de votre établissement et la qualification des fonctions externalisées
- Le contrat d'externalisation, que nous discutons avec vous point par point
- Les durées de conservation propres à votre activité, que nous reprenons dans le classement
Comment ça se passe
Cadrer
Nous recueillons vos exigences internes et celles de votre conformité.
Documenter
Mise à disposition de la description technique, des mesures de sécurité et des preuves utiles.
Contractualiser
Discussion du contrat d'externalisation avec vos juristes et votre conformité.
Contrôler
Rapports, audits périodiques et tests de restauration pour rester démontrable.
Questions fréquentes
Zéro Papier remplace-t-il mon service conformité ?
Non. Nous fournissons des mesures techniques et des preuves. La responsabilité de la conformité reste celle de l'établissement assujetti.
Où sont hébergées mes données ?
En Suisse, chez notre partenaire Infomaniak, sous droit suisse.
Puis-je obtenir des rapports pour un audit ou un contrôle ?
Oui. Des rapports exportables récapitulent les accès, les durées de conservation, l'état des sauvegardes et les envois en recommandé, et nous pouvons réaliser un audit périodique de votre archivage.