solution

 

 

 

La solution Zéro-Papier, une évolution  pour moderniser la gestion de votre entreprise

Devenez encore plus compétitifs, soyez encore meilleurs

 

 

 

 

Zéro-Papier

Gestion et Archivage de documents 

QUELQUES FONCTIONNALITÉS:

ZÉRO-PAPIER

 

Une solution informatique qui vous permettra d'organiser et de gérer vos documents. Ce procédé est communément appelé "GED", pour "Gestion éléctronique de documents". Toutes les entreprises ont des dossiers, des documents, des papiers qui demandent de l'organisations et du temps, sans compter l'espace qu'ils occupent physiquement. Destiné aux petites, moyennes et grandes entreprises, Zéro-Papier est un système mis en place par VAL-COM Technologie.

L'AQUISITION.

 

Le système Zéro-papier utilise principalement un système de numérisation de masse de documents papiers. Une fois numérisés, le systéme gère l'indexation et le classement de tous ces éléments. Nous pouvons complétement automatiser le classement, grâce a un procédé de reconnaisssance des caractères. L'ajout de fichiers numériques se passe aussi simplement que par copier-coller ou glisser-déposer dans le dossier de destiantion.

CLASSEMENT - ARCHIVAGE

 

L'un des buts d'une solution de gestion de documents est de centraliser la totalité des documents utilies au bon fonctionnement de votre entreprise. Une fois l'organisation principale mise en place, il devient facile et surtout rapide de classer. Vous pouvez organiser ou afficher vos documents de quatre façons: par dossiers, tags, types et piles. Zéro-Papier dispose de fonctions de classement personnalisables et également d'un système d'indexation ainsi que d'un moteur de recherche qui permet de retrouver les contenus gérés, au moyen de vues, de recherches structurées ou simplement de texte.

 

LIEN AVEC LA COMPTABILITÉ

Vous pouvez bien entendu lier les documents gérés par Zéro-Papier à des systèmes de gestion d'entreprise, qui centralisent déjà votre facturation. Ainsi vos factures, bulletins de livraison et autres documents comptables sont automatiquement indexés à votre comptabilité. Nous sommes partenaires WInBIZ et avons développé des produits autour de ce logiciel de gestion

RECHERCHE ET PARTAGE

 

La centralisation de vos documents vous permet de les récupérer rapidement : plus de recherche dans de multiples lieux. Le classement par arboressence vous aide à trouver vos dossier et vos fichiers. Un moteur de recherche intégré avec une système de visionnement personnalisable vous peremet de consulter un fichier en deux clics. La collaboration est augmentée, vous pouvez gérer les droit de vos employés afin de décider qui peut consulter tel ou tel dossier. Le partage de vos documents est facilité : imprimez ou envoyez par e-mail un fichier, un clic suffit. Offrez à votre entreprise un outil afin de permettre à tous vos collaborateur de devenir plus productifs et à votre société d'être plus concurentielle.

SÉCURITÉ

 

Vos documents sont sur votre serveur. Pour accroître votre sécurité, nous pouvons externaliser vos archives sur nos serveurs complètement privés. Grâce à notre système "X-Secure", nous garantissons deux copies de sécurité dans deux lieux différents en Suisse. Si vous optez pour une solution hébergée sur nos serveurs, le système "X-Secure" est obligatoirement mis en fonction. Toutes vos données sont sécurisées et cryptées, la lecture des fichiers n'est possible que par votre entreprise.

SAVOIR-FAIRE

 

Nous utilisons ce système en interne. Nous avons testé cette solution plus de deux ans dans nos entreprises VAL-COM Technologie et Telcomex Consulting. Nous avons beaucoup perfectionné le systeme Zéro-Papier avant de vous le proposer.

Ce système a également déjà fait ses preuves chez différents clients. Dernièrement nous avons mis en place la solution Zéro-Papier dans une agence immobilière qui gère une centaine d'appartements. De la gestion à la vente ou à la location, tout leur mode de fonctionnement est passé en mode Zéro-Papier.

Zéro-Papier

Schéma Technique 

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C'est quoi au juste (GED)

Texte fourni par WIKIPEDIA 

La gestion électronique des documents (GED ou EDM1 pour Electronic Document Management en anglais) désigne un procédé informatisé visant à organiser et gérer des informations et des documents électroniques au sein d'une organisation. Le terme GED désigne également les logiciels permettant la gestion de ces contenus documentaires.

La GED met principalement en œuvre des systèmes d'acquisition (exemple d’utilisation : la numérisation de masse de documents papiers), d'indexation, de classement, de gestion et stockage, d'accès (navigation et recherche) et de consultation des documents. La GED participe aux processus de travail collaboratif, de capitalisation et d'échanges d'informations. Elle prend en compte le besoin de gestion des documents selon leur cycle de vie, de la création à l'archivage en passant par la gestion des différentes versions.

Les solutions et projets de GED peuvent permettre des gains en qualité et en coût rapide pour les organisations, qu'il s'agisse d'entreprises privées ou d'administrations. À titre d'exemple, le retour sur investissement d'un projet "standard" de dématérialisation de factures est inférieur à un an.

Une GED dispose de fonctions de classement / navigation et également d'un moteur de recherche qui permettent de retrouver les contenus gérés, au moyen de vues, de recherches structurées ou plein texte ("full text"). Selon une étude de serdaLAB, le laboratoire d'études du groupe Serda, le marché de la GED et de la gestion de contenu atteint 1,1 milliard d'euros en 2008, en progression de 8 %.

Il existe 4 étapes majeures dans la gestion électronique des documents : acquisition, classement, stockage et diffusion.

 

 

Acquisition des documents

L'acquisition peut s'effectuer par :

  • L'intégration de documents papiers existants : c'est, pour les documents papiers, la numérisation grâce à des scanners. Lorsque c'est possible et utile, les documents numérisés peuvent alors être triés via une technologie de RAD. Il est possible d'extraire des informations des images numérisées en mettant en œuvre une technologie de LAD. Cette technologie peut utiliser des techniques d'OCR, de reconnaissance de codes à barres et d' ICR comportant par exemple des règles de vérifications linguistiques sur les mots reconnus.

Les documents papiers peuvent ensuite être détruits (soit parce qu'ils n'ont pas d'intérêt, soit parce que la valeur probatoire (ou probante) des copies électroniques est certaine) ou archivés. Attention cependant, pour ce qui est des archives publiques, la copie électronique de document n'autorise pas obligatoirement sa destruction...

  • L'intégration de documents électroniques existants : Une autre famille de documents est constituée des documents électroniques comme les fichiers bureautiques, les fichiers PDF, … Enfin, la dernière famille de documents intégrable est constituée des documents COLD qui proviennent de systèmes d'éditique.
  • La production de documents électroniques : elle peut être le résultat d'une ou de plusieurs procédures gérées par différents agents de l'entreprise grâce à un logiciel d'informatique de groupe (groupware ou collecticiel). Le document peut aussi être obtenu par un logiciel d'informatique décisionnelle à partir d'un modèle disponible via l'outil.
  • L'échange de documents électroniques : il s'effectue lorsque deux organismes partenaires souhaitent partager des documents électroniques. Ils peuvent alors procéder à une interconnexion de leurs systèmes d'information par un dispositif d'EDI (Échange de Données Informatisé) moyennant le respect d'un même format de données normalisé.

Quel que soit le moyen par lequel le document intègre le système de gestion, il peut souvent passer par une chaîne de validation ou workflow afin d'aboutir à une version finale approuvée par les utilisateurs concernés. Le workflow lié à la validation d'un document est paramétrable et prend en compte les droits d'accès et les profils des utilisateurs du système ; il agit le plus souvent sur le statut, la version et la visibilité du document.

 

 

Classement des documents

L'indexation constitue la description du document et de son contenu en vue de faciliter son exploitation. On distingue à ce titre :

  • L'indexation par type : elle offre une description formelle du document en utilisant ses métadonnées (type, auteur, titre, source, date, etc.) dont le vocabulaire est standardisé afin de permettre l'utilisation de ces métadonnées par le plus grand nombre d'outils de recherche.
  • L'indexation par concepts ou mots-clés : elle vise plutôt le contenu du document pour faciliter les opérations de recherche. Il peut s'agir ici, pour le concepteur du système ou le créateur du document, de recenser les termes qui apparaissent le plus souvent ; on parle alors d'indexation statistique. Il peut aussi s'agir d'un système plus évolué où le concepteur sélectionne les termes dans un thésaurus (liste de mots liés par des relations de hiérarchie ou d'équivalence) en rapport avec le document pour vous familiariser avec l'édition.

 

 

Stockage des documents

La problématique du stockage est incontournable. La non prise en compte de cet aspect peut entraîner des situations critiques. Les problématiques sont les suivantes:

  • Le support de stockage doit être adapté le mieux possible avec le volume des documents. Il doit aussi, en fonction de la fréquence de consultation et de l'importance des données, offrir un faible temps d'accès.
  • L'organisation du stockage peut être hiérarchisée en fonction du contenu des documents (texte, vidéo, image,etc.) de leurs provenances, états, types, etc.
  • La durée de conservation doit aussi être considérée afin de permettre une épuration périodique du système, en vue de faciliter le stockage et d'alimenter les archives. À cet effet, le système doit prendre en compte une sortie vers un archivage définitif dans une plateforme d'archivage électronique dédiée à cet usage.
  • Le lieu de stockage doit être différent pour plus de sécurité de données en cas d'incendie.
  • Les sauvegardes doivent être mises en œuvre avec une périodicité en adéquation avec les impératifs de l'entreprise.

 

 

Diffusion des documents

La diffusion des documents peut se faire via l'internet ou l'intranet. Certains éditeurs de logiciels GED proposent une consultation client léger qui fournit toute ou partie des fonctionnalités de consultation et d'indexation des documents dans un navigateur web. Selon une étude serdaLAB, l'amélioration de l'accès à l'information et le partage des informations sont les principales motivations dans les projets de gestion électronique de documents.

 

 

 

Valorisation des documents

Dans le périmètre de la gestion électronique des documents, l'analyse des contenus non structurés (en anglais Content analytics ou Content analysis) permet de passer de la gestion à la valorisation des documents. L'analyse de contenu consiste à extraire de cette masse d’information une forme compréhensible et intelligible d’information. L’analyse syntaxique, sémantique et morphologique des contenus et la réconciliation sont alors possibles en prenant en compte l’identification des exceptions. Le résultat de ce travail ne serait pas audible sans la mise en œuvre de systèmes de représentation qui permettent une navigation progressive et multidimensionnelle dans la connaissance extraite. Les solutions d'analyse de contenus numériques proposent cette valorisation. La transformation des documents en indicateurs, d’indicateurs en tendances, de tendances en situations, de situations en décision, représente l’enjeu du marché du Content Analytics.

 

 

 

Enjeux

Amélioration de l'accès aux documents

La GED est avant tout la mise en œuvre d'une méthodologie de travail (collaboratif). Une petite, moyenne ou grande organisation qui n'envisagerait la GED que sous l'angle logiciel risquerait de connaître une perte financière énorme. C'est la mise en œuvre efficace de cette méthodologie qui est le garant du succès d'une solution de GED et non le produit « seul » qui ne sert que de « support » à cette méthode. Pour être correctement appliqué et efficace, toute solution de GED nécessite que l'on consacre un budget « prestation d'accompagnement et de mise en œuvre » en rapport avec l’investissement logiciel…

Bien qu'encore peu connue de la plus grande majorité des entreprises, notamment des PME et des TPE, la GED est un enjeu économique réel. Elle peut améliorer la rentabilité de l'ordre de 3 à 5 % (du chiffre d'affaires). La ruée vers la GED découle du coût de la composante (traitement, production, stockage, recherche, etc.) dite « papier » dans une entreprise.

Limites

Il est important de noter que la diversité des « contenants » ou des sources de données non structurées ou semi-structurées font que les enjeux associés à la GED deviennent de plus en plus complexes. Les entreprises doivent en effet tenir compte du volume croissant de contenus ou de données issus d’applications web, de systèmes de messagerie électronique (instantanée ou non), de formulaires ou catalogues électroniques, de nouvelles formes d’applications collaboratives comme les wikis ou les blogs, ou encore d’applications « rich media » incluant des images vidéos et du son.

« Dématérialisation » et aspects environnementaux

La dématérialisation (terme peu approprié pour désigner le passage du support de l'information du papier à un support électronique), est la pierre angulaire d'un projet de GED. Elle est souvent présentée comme un avantage d'un point de vue environnemental, car elle serait supposée diminuer la consommation de papier. En réalité, les choses ne sont pas si simples, car si l'on fait un bilan des ressources naturelles consommées (bois dans le cas du papier, métaux dans le cas des équipements électroniques) et des déchets produits (vieux papiers d'un côté, déchets électroniques de l'autre), et des déchets papier qui continuent d'être produits, il n'est pas évident que le bilan global soit favorable en coûts matière.[réf. souhaitée]

 

 

 

Histoire

Le premier logiciel à avoir été développé pour la GED fut dénommé Taurus2. Ce logiciel documentaire, créé pour les besoins de la documentation technique, présente aussi la particularité d’avoir été le premier logiciel directement développé sous Windows.

Tendances

La mobilité est un axe de développement et de différenciation pour les éditeurs de gestion de contenu. Les premières solutions de gestion de contenu sur mobile sont apparues en 2009.

Les solutions de gestion de contenu intègrent de plus en plus de fonctionnalités collaboratives, comme la possibilité de créer des communautés et d'échanger des informations et documents. Le développement de conseil d'administration sans papier en figure un intéressant exemple en entreprise.

Représentant encore une part minime du marché, les solutions open source de gestion de contenu gagnent du terrain. Les éditeurs open source enregistrent des taux de croissance cinq fois plus élevés que les éditeurs propriétaires.[réf. souhaitée]